Съгласно чл.128б от КТ работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник и служител, като то трябва да се създаде при постъпване на работа и да съдържа необходимите документи във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
В този материал ще се спрем подробно на документите, свързани с възникването на трудовото правоотношение и по-специално на трудовия договор.
Вижте тук кои са основните разлики между трудов и граждански договор?
Сключване на трудов договор
Задължителните документи за сключване на трудов договор са посочени в Наредба № 4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор на МТСГ. За една част от документите са приложими копия, а други се съхраняват в оригинал. Упоменатите в наредбата документи са:
- Личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага; Не е задължително и правилно да се пише друга информация от личната карта на работника освен неговите три имена, ЕГН и постоянен адрес в бланката на трудовия договор. Не е правилно да се правят копия от личните карти и да се съхраняват в личното досие.
- Документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства; От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени „вярно с оригинала“ от служителя, който ги е приел.
- Документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж. Може да се направи копие на трудовата книжка или друг документ, който удостоверява стажа след като се вземат необходимите данни за назначение.
Съгласно чл.348, ал.2 от КТ – когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка. Тази декларация също следва да се прибави към трудовото досие.
- Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
- Свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
- Разрешение от Инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Чл. 2 от същата наредба предвижда, че работодателят може да изисква и други документи, различни от горепосочените, когато това е предвидено или произтича от закон или нормативен акт. Такива документи могат да бъдат шофьорска книжка, електронна карта на водача, когато се назначават шофьори и т.н.
Важно!
Личните данни, които се съдържат в документите, които работодателите трябва да обработват и съхраняват в трудовото досие могат да се използват само за нуждите на дейността и могат да се обработват в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни. Новият регламент за защита на личните данни, който влиза в сила от 25 май 2018г. въвежда по-строги изисквания по отношение на необходимото съгласие за предоставяне на лични данни от страна на физическите лица.
Добре е всеки работодател да направи анализ какви лични данни съхранява и обработва и има ли законово основание за това. Ако няма такова основание, следва изрично да изиска съгласието на служителите и работниците си. Много често има неща, които изглеждат естествена част от трудовото правоотношение като например допълнителните придобивки – ваучери за подаръци, карти за транспорт и спорт, допълнително здравно здравно осигуряване. Даването на данните на служителите на фирмите, доставчици на тези услуги, не е част нито от законово задължение, нито от изпълнение на договор – двата случая, когато не се изисква изрично съгласието на служителите за обработка на данните. За да се разреши проблемът може да се подходи като в договора включим още при подписването му с всички служители изрична клауза че служителят ще получава конкретна придобивка, която ще бъде предоставяна от конкретно юридическо лице и в тази връзка работодателят ще му предостави конкретни данни на служителя. По този начин служителят би изразил съгласието си за обработване на данните за тази нова цел в рамките на самия договор.
Но предвид изискването на Регламента клаузите за личните данни да бъдат разбираеми, разграничими от останалото съдържание на един документ е препоръчително цялата информация за личните данни да бъде изведена в отделен документ.
Вижте повече по темата Нов Регламен за защита на личните данни
На база на необходимите документи за сключване на трудов договор, предоставени от служителя, работодателя от своя страна съставя трудовия договор.
Съдържание на трудовия договор
Трудовият договор задължително се сключва в писмена форма в два екземпляра – единият екземпляр получава работникът или служителят, а другият остава за работодателя. Минималните реквизити, които трябва да се съдържат в трудовия договор се регламентират от КТ, както и в неговите допълнителни разпоредби. Реквизитите са:
- Номер на трудовия договор и дата на сключване;
- Основание за сключване на договора ( чл.67 , чл.68, чл.69, чл. 70 , чл. 230 или чл. 235 от КТ );