Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя влезе в сила от 19 май 2018г.
Наредбата дава възможност за създаване и поддържане на електронно трудово досие посредством създаване, съхраняване и размяна на електронни документи между работодателя и служителите като едновременно с това се поставят и някои специфични изисквания, които работодателите трябва да имат предвид, ако решат да се възползват от новите технологични и законови възможности за създаване на електронно трудово досие на служителите.
Представяме следната обобщена информация относно възможностите и спецификите, засегнати в Наредбата:
1.Електронно трудово досие
Предвидена е възможност за подписване и съхраняване в електронна форма на документи създавани от работодателя, служителите или трети страни като: трудови договори, заповеди, длъжностни характеристики, молби за отпуск, болнични листове, медицински свидетелства и др.
2. Създаване на електронни документи
Създаването на електронните документи, включително и на трудови договори, се извършва чрез електронен подпис. В Правилника за вътрешния трудов ред следва да се уреди видът на електронния подпис, който ще бъде използван от служителите за размяна на документация – обикновен, усъвършенстван или квалифициран. В случай че работодателят е уредил използването на квалифициран подпис от служителите, той следва да осигури механизъм на подписване за своя сметка. Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват чрез квалифициран електронен подпис.
Работодателят е длъжен да уведоми служителите за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовите досиета, като начинът, по който се уведомяват служителите и видът на документите също следва да се посочат в Правилника за вътрешния трудов ред.
Документите едностранно създавани от работодателя и тези, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото отношение, следва да посочват автора на документа, работодателя и основанието за упълномощаване на автора на електронния документ, когато това не е работодателя.
3. Размяна на електронни документи
Размяната на електронни документи между работодателя и работниците и служителите трябва да бъде изрично уговорена между тях в писмена форма, като съгласието за размяна на електронна кореспонденция може да бъде дадено или оттеглено по всяко време.
Работодателят няма право и да отказва приемането на документи на хартиен носител, въпреки въведената система за електронна кореспонденция.
Електронните изявления се връчват чрез услугата „електронна препоръчана поща“, която позволява предаването на данни по електронен път и предоставя доказателство във връзка с обработката на предаваните данни, включително доказателство за изпращането и получаването на данните, и защитава предаваните данни срещу риск от загуба, кражба, повреда или непозволени изменения.
Услугата за електронна препоръчана поща представлява електронен еквивалент на препоръчаната поща с обратна разписка. Предназначена е за граждани и юридически лица, за администрации, за лица, осъществяващи публични функции и за организации, предоставящи обществени услуги. Тя се поддържа от Държавната агенция „Електронно управление“. Интегрира се към информационните системи на администрациите, а достъпът през интерфейса се осъществява след регистрация чрез квалифициран електронен подпис, ПИК и други средства, приети с държавен акт.
При регистриране на получени от служител документи следва да се генерира и изпрати обратно до него потвърждение за часа и датата на получаването, както и регистрационен номер.
4.Съхранение на електронни документи
Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в електронното трудово досие на работника или служителя чрез сканиране, във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на сканирания електронен образ с оригиналния документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило сканирането.
Служителите следва да имат осигурен непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи по трудовото си досие. Всеки служител може да направи искане за получаване на препис от документите на електронен или хартиен носител, като работодателят следва да изпълни искането в 14-дневен срок. Издаването на хартиен носител на сканиран документ следва да се удостовери със саморъчен подпис на оправомощено лице.
5. Изисквания към информационната система на работодателя
Създаването и съхранението на електронни документи следва да се осъществява чрез информационна система, поддържана от работодателя. Освен изискванията за съответствие с разпоредбите на закона и трудовата документация, поставят се и специфични технически изисквания към системата, като например: възможност за двуфакторна идентификация, отчитане на времето на настъпване на факти с точност до секунда с квалифицирано удостоверение за време, създаване на историческа справка за всички движения, установяване на лицата и електронните адреси, от които са извършени операциите, получаване и изпращане на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща и др.
Работодателят следва да поддържа информационната система, така че да не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни, неправомерен достъп, изменение или разпространение на данни.
