Правила за вътрешно подаване на сигнали за нарушения по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения
Настоящите правила предоставят информация за условията и реда за подаване на вътрешни сигнали за нарушения в „Компания” ЕООД на основание чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. (ЗЗЛПСПОИН)
Право на подаване на сигнали
Право на подаване на сигнал за нарушение чрез канала за вътрешно подаване на сигнали в “Компания” ЕООД има всяко физическо лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в качеството му на:
1.Работник, служител или друго лице, което полага труд в “Компания” ЕООД независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
2. Доброволец или стажант в “Компания” ЕООД;
3. Съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;
4. Лице, което работи за физическо или юридическо лице, негови подизпълнители или доставчици на “Компания” ЕООД;
5. Кандидат за работа, участвал в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа в “Компания” ЕООД и получил в това качество информация за нарушение;
6. Работник или служител на “Компания” ЕООД, когато информацията е получена в рамките на трудовото правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване;
7. Всяко друго сигнализиращо лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в работен контекст
Право на защита
Изброените лица, които имат право да подават сигнали подлежат на защита, както и третите лица, които са свързани с и/ или помагат на сигнализиращите лица да подадат сигнал и които биха могли да пострадат от ответни действия, като например колеги или роднини на сигнализиращите лица.
Лицата, подаващи сигнал имат право на защита, когато са изпълнени едновременно следните условия:
1. имат основателна причина да считат, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването и и че тази информация попада в обхвата на закона
2. сигнал за нарушение е подаден при условията и по реда на тези правила и закона.
Лицата, публично оповестяващи информация за нарушение, има право на защита по този закон, когато е имало основателна причина да счита, че информацията за нарушението е била вярна към момента на оповестяването и и че тази информация попада в обхвата на закона, и е изпълнено някое от следните условия:
1. лицето е подало сигнал при условията и по реда на този закон, но по сигнала не са били предприети съответни действия в сроковете, предвидени в закона;
2. лицето има основания да смята, че:
а) нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или е налице извънредна ситуация или риск от необратими вреди;
б) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.
Защита по Закона се предоставя на сигнализиращото лице и лицата, публично оповестяващи информация за нарушения, попадащи в обхвата на Закона, от момента на подаването на сигнала или публичното оповестяване на информация за нарушение.
“Компания” ЕООД насърчава съобщаването на информация относно незаконно поведение и декларира, че не толерира ответни действия под всякаква форма, включително дискриминация за добросъвестно подадени сигнали.
Самоличността на сигнализиращите лица е строго поверителна информация, до която достъп имат само определените отговорни лица в настоящите вътрешни правила. Разкриването на самоличността или на информацията, свързана с подаденото нарушение, се разрешава само с изричното писмено съгласие на съответното лице или когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от Европейския съюз или националното законодателство с оглед разследвания или съдебни производства.
Обхват на правилата
Съгласно настоящите Правила могат да се подават сигнали за нарушения или публично да се оповестява информация за нарушения на българското законодателство и актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес, възникнали в контекста на дейността на “Компания” ЕООД, свързани с някоя от следните области, както е предвидено в Закона:
– обществените поръчки;
– финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
– безопасността и съответствието на продуктите;
– безопасността на транспорта;
– опазването на околната среда;
– радиационната защита и ядрената безопасност;
– безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
– общественото здраве;
– защитата на потребителите;
– защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
– сигурността на мрежите и информационните системи;
– нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз;
– нарушения на правилата на вътрешния пазар, конкуренцията и държавните помощи;
– трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
– извършено престъпление от общ характер;
– правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
– трудовото законодателство;
– други области, попадащи в обхвата на Закона.
Изключение от приложното поле:
Настоящите Правила не се прилагат за сигнали за нарушения:
– на правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
– на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
– които са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
– на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;
– на тайната на съдебното съвещание;
– на правилата на наказателното производство.
Вътрешен канал за подаване на сигнали
Сигнал за извършено нарушение може да подава всяко заинтересовано лице. Не се разглеждат анонимни сигнали, както и такива, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.
“Компания” ЕООД определи следните отговорни лица, които ще отговарят за приемане, регистриране и разглеждане на сигналите:
1. (напр.)……, длъжностно лице по защита на личните данни;
2. (напр.) ……, HR мениджър;
Подаването на сигнали се извършва по един от изброените начини:
- Устно – може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание и възможност от негова страна.; Телефон за връзка: …..
- Писмено, включително чрез електронна поща. Писменото подаване се извършва на адреса по седалище на дружеството ……………, а когато е чрез електронна поща –чрез изпращане на електронната поща, на следния адрес ……
Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляр по образец: Формуляр
При подаване на сигнал на адреса на управление, пратката следва да бъде отбелязана с надпис „Подаване на сигнал по ЗЗЛПСПОИН. Строго поверително! Да се отвори само от отговорните лица на Компания ЕООД“. В случай че сигналът е подаден срещу някое отговорно лице на Компания ЕООД върху плика следва да се посочи името на друго отговорното лице, което трябва да получи сигнала.
Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация и документи, подкрепящи изложените в сигнала твърдения.
Регистриране на сигнали
Регистрирането на сигнали се извършва от отговорните служители.
Всеки сигнал се завежда в електронен регистър, в който се съхранява информация, съгласно изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
Регистърът не е публичен и информацията, съдържаща се в него се използва само за целите, посочени в Закона.
Сигнал, постъпил по вътрешния канал, се завежда в Регистъра с Уникален идентификационен номер (УИН), който се генерира от интернет страницата на Комисията за защита на личните данни.
Отговорното лице потвърждава получаването на сигнала в 7-дневен срок след регистрирането му в Регистъра и предоставя на сигнализиращото лице информация за неговия УИН и дата на регистриране на сигнала.
Ако сигналът не отговаря на посочените изисквания, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
Във всички случаи отговорните лица информират сигнализиращото лице относно действията, които са предприети по получения сигнал, в разумен срок, който обаче не може да надвишава 3 (три) месеца от потвърждаването на получаването на сигнала, а когато такова потвърждение не е направено – не повече от три месеца от изтичането на срока за потвърждаване (7 дни от получаването на сигнала).
Последващи действия
Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата допустимост. Не се разглеждат сигнали, които не касаят или не са свързани с дейността на дружеството и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
В случай, че сигналът е допустим и подлежи на разглеждане Компания ЕООД предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.
Когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия процедурата се прекратява, както и при повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение.
Сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали;
Централен орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата, на които такава защита се предоставя по смисъла на този закон, е Комисията за защита на личните данни
Когато се установят данни за извършено престъпление сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
Отговорните служители изготвят индивидуален доклад, в който описват накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
Заключителни разпоредби
Настоящите Правила се приемат на основание чл. 13, ал. 2 от Закона.
Настоящите Правила са в сила от …… г. и се преразглеждат на всеки три години.
