26 мар.

Разработване на длъжностна характеристика

Въпреки, че длъжностната характеристика, за разлика от трудовия договор, няма задължителни нормативно регламентирани реквизити, има някои добри практики при разработването й, които гарантират добрите взаимоотношения между работодател и работник:

• Наименование и код на длъжността. Един от задължителните реквизити на всеки един трудов договор е наименованието на длъжността, която наетия работник или служител ще изпълнява. Самото наименование на длъжността се определя съгласно Национална класификация на професиите и длъжностите в Република България (НКПД). Следвайки тази логика, длъжностната характеристика на първо място следва да съдържа кода и наименованието на длъжността, за която се отнася, съгласно НКПД.
• Описание на дейностите и процесите характерни за длъжността. Подробно се описват длъжностните задължения, специфични за всяка конкретна длъжност. При разработването на длъжностните характеристики следва да се има предвид, че всяка длъжност се индивидуализира не само със своето наименование, а предимно с вида и естеството на включените в нея трудови задължения. Съобразяването с това обстоятелство при изготвяне на длъжностните характеристики в предприятието има голямо практическо значение. Така например при трудов спор във връзка с правилното провеждане на процедурата по подбор при съкращение на щата съдът решава дали две длъжности са различни или сходни помежду си, като сравнява обема и съдържанието на трудовите задължения, както и всички изисквания, включени в техните характеристики. Какво е записано в характеристиката на длъжността е от решаващо значение и при сключване на допълнително споразумение за вътрешно заместване или за съвместителство.
  При заместването според чл. 259, ал. 1 КТ, когато работник или служител изпълнява длъжност или работа на отсъстващ работник или служител, той ползва правата за тази длъжност или работа, включително и трудовото възнаграждение, ако това е по-благоприятно за него. Ако той изпълнява през това време и своята работа или длъжност, има право и на допълнително трудово възнаграждение, което се уговаря между страните по трудовото правоотношение. От тези права обаче не може да се ползва работник или служител, който по длъжност е заместник на отсъстващия.
  Съгласно чл. 110 КТ работникът или служителят може да сключи трудов договор с работодателя, при когото работи, за извършване на работа, която не е в кръга на неговите трудови задължения, извън установеното за него работно време. Това е т.нар. вътрешно съвместителство.
  Именно въз основа на длъжностната характеристика при заместване и вътрешно съвместителство ще се извърши преценката за това, дали по длъжност служителят е заместник на отсъстващия, кои трудови задължения са включени в длъжностната му характеристика и кои са изцяло нови за него. А това е от съществено значение, за да може заместникът да встъпи в правата на замествания и да получава съответно допълнително заплащане, ако продължи освен заместването да изпълнява и досегашната си работа. Както и за да се определят обемът и кръгът на допълнителните задължения при вътрешното съвместителство – а оттам и заплащането на допълнителния труд.
• Подчиненост, връзки и взаимодействия. Следва да бъде изяснено на кого е подчинена длъжността, от кого получава задачи, на кого се отчита, на какъв период от време и по какъв начин, с кои други длъжности в предприятието си взаимодейства, с кои други организации осъществява връзка и др.;
• Отговорности на длъжността. Тук се описват материалните и финансови  отговорности, които длъжността носи,  включват се и задълженията по безопасността на труда,  явяване на периодични медицински прегледи,   опазване на имуществото и активите на предприятието,   опазване на фирмената тайна и поверителната информация и др.;
• Права. Освен задължения, работниците и служителите имат и права и е редно информацията за техните права също да присъства в длъжностната характеристика. Част от правата в този раздел може да включват нормативни такива, като например правото на служителя/работника да му бъде предоставено работно място в работно помещение, отговарящо на санитарно-хигиенните изисквания, както и оборудване и материали, осигуряващи нормални условия за изпълнение на задълженията. Но съгласно фирмената политика, тук могат да се заложат и вътрешно-фирмени правила, които дават определени права на конкретна длъжност или на всички длъжности.
• Условия на труд. Следва да се опише работния ден (работно време, почивки), както и битовите придобивки и привилегии, които конкретната длъжност ползва, например: служебен телефон, автомобил, ваучери за храна и т.н.
• Изисквания за длъжността. Изискванията за длъжността могат да се разделят в няколко основни групи:
  • Постижения на изпълнителя – вид и степен на образованието и трудов опит
  • Специални умения, като например владеенето на специфичен софтуер, владеенето на чужд език и др.
  • Личностни изисквания към изпълнителя, като например способност за работа самостоятелно и в екип, комуникативност и др.
  • Основни нормативни актове, които трябва да познава лицето, заемащо длъжността.
• Дата и подписи на длъжностната характеристика. Следва длъжностната характеристика да бъде връчена срещу подпис на служителя/работника и да бъде отбелязана датата на връчването. Необходимо е да присъства подпис на работодателя, който е утвърдил длъжностната характеристика, а добра практика е да присъства и подписа на лицето, което я е изготвило.

Важно: Съгласно чл. 127, ал. 1, т.4 от Кодекса на труда, Работодателят осигурява длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис и се отбелязва датата на връчването;

Често предписание на Инспекция по труда е това, че работодателят не е връчил екземпляр от длъжностната характеристика, когато е сключен трудовия договор, а едва когато лицето е постъпило на работа.

На кратко длъжностната характеристика предоставя информация относно образователните и квалификационните изисквания за заемане на длъжността, изискуемото ниво на чуждоезикова подготовка, организационните връзки и взаимоотношения в рамките на съответното структурно звено, придобития от работника/служителя професионален опит, детайлно описание на неговите трудови задължения, необходимостта от познаване на нормативни актове и други документи, свързани с изпълнението на работата и други специфични изисквания.

Изменение на длъжностна характеристика

Законът не ограничава работодателя да променя длъжностната характеристика в хода на трудовото правоотношение, но работодателя следва да довежда до знанието на работника или служителя всички промени, а той от своя страна да дава своето съгласие, което удостоверява с полагането на подпис върху новата характеристика и отбелязването на датата, на която е запознат с нея. Всички екземпляри от длъжностни характеристики, които съдържат датата на връчване и подписа на работника или служителя, удостоверяващи, че той се е запознал към даден момент с актуалното съдържание на документа, се пазят в трудовото му досие.

В някои случаи работодателят може едностранно да прави промени по длъжностната характеристика. Такъв е случаят при определянето на изискванията за заемане на дадена длъжност и тяхната промяна в последствие. Когато работодателя промени някое  изискващо се условие, като например вид или равнище на образование, квалификация, правоспособност, владеене на чужд език и др., а заемащият длъжността работник/служител не отговаря на новото изискване, работодателят може да прекрати трудовото правоотношение на основание на съответстващата разпоредба.

Образец на длъжностна характеристика, изготвена от нашия екип, можете да изтеглите тук:

Образец (.doc)