Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда работодателят е задължен да води трудово досие на работника или служителя. Трудовото досие се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.
Още през 2017г.в Кодекса на труда, законодателя е предвидил част от документите в трудовото досие да могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Като видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на министерски съвет – приетата през 2018г. Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие.
Важно: Електронните трудови досиета се въвеждат по преценка на работодателя. При използването на електронните трудови книжки работодателя няма възможност за преценка – държавата създава регистър и всеки работодател от 01.06.2025 задължително трябва да използва електронни трудови книжки.
С Наредбата се уреждат:
- Вида на електронните документи, които могат да са част от трудовото досие на работника или служителя (едностранно, двустранно създадени и други документи) и изискванията за съхраняването им
- Изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване.
Системата трябва да отговаря на нормативните изисквания, определени в:
Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги;
Задължения на работодателя при въвеждане на електронни трудови досиета
- Уведомяване на работниците и служителите. Решението за въвеждане на система за създаване и съхраняване на електронни документи се взема едностранно от работодателя, но работниците и служителите трябва да бъдат уведомени. Съгласно чл. 3 от наредбата, когато работодателят създава и съхранява електронни документи в трудовото досие е длъжен да уведоми работника или служителя. Редът и начина за уведомяване се определят в Правилника за вътрешния трудов ред.
- Работодателят трябва да определи точно кои документи ще се съхраняват в дигитален формат, като това следва да се упомене в Правилника за вътрешния трудов ред. Всеки един документ, който е част от трудовото досие на работника или служителя, може да се създава и/или съхранява в електронен вид.
- Наредбата изисква в трудовия договор или в друга писмена форма (допълнително споразумение най-често) да се договорят, че служителя или работника може да бъде адресат на електронни изявления. Ако даден служител или работник откаже такава договорка, документите ще може да се съхраняват в електронна форма, но няма да може конкретния служител или работник да бъде адресат на електронни изявления от работодателя.
- Освен съгласието работодателят трябва да осигури връчването на всеки един документ чрез услуга за електронна препоръчана поща.
- В случай че се използва информационна система за създаване на електронни документи, работодателят трябва да посочи (в Правилника за вътрешния трудов ред) видът на електронния подпис, с който работниците или служителите ще се подписват.
Добра практика е да се създаде отделна вътрешна политика касаеща електронните трудови досиета в която по-подробно да се опишат всички въпроси, свързани с електронните трудови досиета – да се определят нивата на достъп, видовете електронни подписи, които ще се използват, периода на достъп – напр., дали служителите ще имат достъп до електронното си досие и след като напуснат работа и всички други подробности, които при необходимост биха се актуализирали по-лесно, доколкото всяка промяна на правилника за вътрешния трудов ред изисква процедура на консултации с представителите на работниците и служителите. Със заповед на работодателя всеки работник следва да се запознае с тази политика като това ще позволи на работодателя да търси и отговорност от работника или служителя при злоупотреби със системата.
Видове електронни подписи
Електронните подписи могат да бъдат три вида: обикновен, усъвършенстван и квалифициран.
Обикновен електронен подпис. Обикновения електронен подпис се създава и прилага директно в електронна среда, без предварително да бъде поставян на хартия. Този вид подпис обикновено се прилага чрез тъчскрийн, стилус или мишка, а понякога и чрез използване на мобилно устройство.
Усъвършенстван електронен подпис. Той трябва да отговаря на следните изисквания:
- дава възможност за идентифициране на автора;
- свързан е по уникален начин с автора;
- създаден е със средства, които са под контрола единствено на автора;
- свързан е с електронното изявление по начин, който осигурява установяването на всякакви последващи промени.
Според техническите възможности на електронните системи, усъвършенстваните електронни подписи могат да са много различни видове. Пример за такъв са модерните в последно време вградени технологии за лицево разпознаване и пръстови отпечатъци, които предоставят възможност да се свърже определено лице по безспорен начин с извършените електронни волеизявления.
Усъвършенстваните електронни подписи отговарят на определени изисквания за сигурност, но относно тях няма изискване да са създадени чрез специално устройство от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги и съответно те могат да се използват с по-ниска степен на доверие.
Правната сила на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на саморъчен подпис, само когато това е уговорено между страните чл. 13, ал. 4 ЗЕДЕУУ.
Квалифициран електронен подпис (КЕП) по своята същност е усъвършенстван електронен подпис, който отговаря на две допълнителни изисквания:
- придружен е от издадено от доставчик на удостоверителни услуги удостоверение за квалифициран електронен подпис, което потвърждава връзката между автора и публичния ключ за проверка на подписа;
- създаден е посредством устройство за сигурно създаване на подписа.
Квалифициран електронен подпис може да бъде издаден само от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги.
Поради голямата правна сигурност, в европейското законодателство изрично е регламентирано, че правната сила на квалифицирания електронен подпис (КЕП) е равностойна на тази на саморъчния подпис. (чл. 25, пар. 2 от Регламент (ЕС) 910/2014)
Работодателят е длъжен да подписва всички документи в информационната система чрез квалифициран електронен подпис.
Доколкото наредбата дава възможност със служителите да се договори да използват един от трите подписа, юристите препоръчват за служителите също да се предвиди използването на КЕП, който се приравнява на лично поставен подпис с цел избягване на проблеми по доказване при съдебни спорове.
